公司檔案管理規(guī)章制度
為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責(zé)
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
五、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身
份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職（失業(yè)）證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入。
具體時(shí)限要求如下：
1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、人事檔案借/調(diào)閱
1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。
2、本部門(mén)員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。
3、部門(mén)主管有權(quán)調(diào)閱其他部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、部門(mén)主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。
5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。
6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
發(fā)出部門(mén)：行政人事部
公司檔案管理規(guī)章制度篇2
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國(guó)檔案法>(以下簡(jiǎn)稱(chēng)<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé)：
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按<國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20__年9月1日起實(shí)施。<國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
公司檔案管理規(guī)章制度篇3
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
（3）部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理規(guī)章制度篇4
第1條檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;
(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門(mén)別類(lèi),做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門(mén)留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門(mén)年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
(十)公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;
(十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊(cè),并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào);
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐填寫(xiě)在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第4條檔案歸檔時(shí)間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財(cái)務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。
第5條檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。
(二)各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo);
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條檔案保密級(jí)別:
(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
公司檔案管理規(guī)章制度篇5
一、牢固樹(shù)立觀念，嚴(yán)格遵守公司的制度，嚴(yán)防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話、傳真提供密秘級(jí)以上檔案。
三、凡借閱秘密級(jí)以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案館長(zhǎng)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借出、復(fù)制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷(xiāo)毀檔案、絕密檔案要單獨(dú)保管。
五、密級(jí)檔案要經(jīng)常查對(duì)，失泄密時(shí)要及時(shí)上報(bào)局主管領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)責(zé)任者進(jìn)行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。
七、任何人不準(zhǔn)私自保存檔案或攜檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所。
八、檔案管理人員應(yīng)熟知本局各類(lèi)檔案的密級(jí)劃分，調(diào)密級(jí)檔案時(shí)，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時(shí)應(yīng)以機(jī)密件通過(guò)機(jī)要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專(zhuān)呈遞送。
公司檔案管理規(guī)章制度篇6
第一章總則
第一條為充分發(fā)揮x城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條項(xiàng)目檔案是指公司開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類(lèi)檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。
第三條綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章檔案的分類(lèi)
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù);
2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評(píng)估意見(jiàn);
4、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū);
6、選址意見(jiàn)書(shū)。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說(shuō)明書(shū)、工程預(yù)算、計(jì)算書(shū)、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書(shū)。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書(shū);
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門(mén)審查意見(jiàn)書(shū)及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書(shū);
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購(gòu)招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書(shū)等。
第六條施工技術(shù)文件資料
(一)開(kāi)工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測(cè)量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測(cè)、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;
(二十四)竣工報(bào)告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;
(三十)工程質(zhì)量保修書(shū);
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類(lèi)建筑、結(jié)構(gòu)專(zhuān)業(yè)圖;
2、各類(lèi)電氣專(zhuān)業(yè)圖;
3、電信專(zhuān)業(yè)圖;
4、煤氣專(zhuān)業(yè)圖;
5、各類(lèi)給、排水工程專(zhuān)業(yè)圖;
6、供熱、冷專(zhuān)業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條竣工測(cè)量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測(cè)量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;
3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,
4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測(cè)距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書(shū);
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測(cè)量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書(shū)。
第九條建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報(bào)告;
(六)工程移交證書(shū)。
第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開(kāi)工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說(shuō)明。
第三章檔案的收集和歸檔
第十一條在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條凡由易褪色書(shū)寫(xiě)材料(如復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書(shū)寫(xiě)、繪制。
第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說(shuō)與畫(huà)面同步,照片與聲像材料的文字說(shuō)明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤(pán)、光盤(pán)等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門(mén)進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過(guò)圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過(guò)光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無(wú)法在原圖上通過(guò)修改來(lái)反映的;
(四)管線平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過(guò)總長(zhǎng)的五分之一,線位平移超過(guò)2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱(chēng)、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫(xiě)清楚、齊全,不得代簽。
第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章檔案的組卷和移交
第二十條組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)科學(xué)、組卷合理。
第二十一條項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條案卷必須填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書(shū)寫(xiě)文件資料背面為左下角。
第二十五條項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。
第二十六條項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。
第二十七條在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T(mén)聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫(kù)等工作。
第二十八條移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《移交書(shū)》,《移交書(shū)》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書(shū)檔案。
第五章附則
第二十九條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
公司檔案管理規(guī)章制度篇7
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。